Tietojärjestelmien käyttöönotto
Helsingin kaupunki
Helsingin kaupunki toteuttaa asianhallintajärjestelmän käyttöönottokoulutukset Dream Brokerin ratkaisun avulla.
Helsingin kaupungin vuonna 2006 käynnistämä suuri asianhallintajärjestelmän uudistushanke on edennyt toteutukseen ja käyttöönottoon. Asianhallintajärjestelmä AHJO muuttaa koko Helsingin kaupungin asiankäsittelyprosessin sähköiseksi aina asioiden kirjaamisesta päätöksentekoon ja arkistointiin asti. Samalla kaupunki yhdenmukaistaa hajanaiset toimintatapansa ja järjestelmänsä yhdeksi kokonaisuudeksi.
Erityisen haastavaa tälläisissä suurissa hankkeissa on loppukäyttäjien motivointi ja kouluttaminen, kertoo hankepäällikkö Juha Alasuvanto Helsingin kaupungin Talouskeskuksesta. Yli 5000 loppukäyttäjän kouluttaminen olisi ollut lähes mahdotonta toteuttaa perinteisillä luokkakoulutuksilla. Näin ollen jo hyvin varhaisessa vaiheessa hanketta päätettiin, että koulutus toteutetaan pääasiassa uusia teknologioita hyödyntäen itseopiskeluna.
Hankkeessa on taottu täysillä koko kevät, jotta käyttäjät saadaan koulutettua ennen käyttöönottoa, kertoo koulutussuunnittelija Aino Sarkki hallintokeskuksesta. Koulutuksen puolella tärkeä etappi on ollut kattavan opastesivuston toteuttaminen Dream Brokerin kokonaisratkaisua hyödyntäen. Opastesivuston videoiden avulla voi nyt jokainen Ahjo-käyttäjä opiskella uusia tehtäviä ja perehtyä koko prosessiin omassa tahdissa itselleen parhaiten sopivana ajankohtana.
Videot on tehty siten, että käyttäjä voi jokaisessa työvaiheessa kätevästi tarkistaa videolta miten hänen kuuluu prosessissa edetä. Lyhyiden, yksityiskohtaisten opastevideoiden lisäksi sivustolle on koottu pidempiä yleistason videoita, kuten esimerkiksi hankkeen yleisesittely sekä esittelyt rooli- ja tehtäväkokonaisuuksista.
|
Videoita on kuvattu iltatunneille asti, sillä kuvaaminen ja editointi vaativat rauhaa ja pitkäjänteistä keskittymistä. Onneksi Dream Brokerin ammattilaiset ovat olleet jatkuvasti tukena ja apuna. Koulutuksen onnistumisessa keskeinen rooli on ollut Dream Brokerin erittäin helppokäyttöisellä videoiden tuotantotyökalulla, joka on mahdollistanut videoiden itsenäisen kuvaamisen, työstämisen ja julkaisemisen suoraan opastesivustolla. Videoiden itsenäinen tuottaminen on merkittävästi nopeampaa ja kustannustehokkaampaa kuin kaikkien videoiden tilaaminen palveluna. Lisäksi sisällöt saadaan kerralla paikalleen ilman toistuvia iteraatiokierroksia toimittajan kanssa. |
Opasteiden teko on monipuolistanut Aino Sarkin omaakin työtä ja tuonut siihen uusia pedagogisia näkökulmia. Kaiken kaikkiaan Sarkki on ollut erittäin tyytyväinen hankkeen koulutusten etenemiseen ja näkee videoiden laajamittaisemman hyödyntämisen henkilöstön koulutuksissa mielenkiintoisena myös tulevaisuudessa.
Lääkärikeskus Yhtymä
Dream Broker Oy oli oleellisesti helpottamassa Lääkärikeskus - Yhtymää uuden yksityisen terveydenhuollon potilashallinnon ja operatiivisen toiminnan tietojärjestelmän DynamicHealthin käyttöönotossa alkukesällä 2008.
Lääkärikeskus – Yhtymä on Suomen suurimpia yksityisiä lääkärikeskuksia. Dream Screenin avulla Yhtymä pystyi perehdyttämään lähes tuhathenkisen henkilökuntansa 19:ssä toimipisteessään huomattavasti arvioitua lyhyemmässä ajassa viemällä ohjeistukset webvideomuotoisina suoraan lääkärien ja hoitajien työpöydille arkisten rutiinien lomaan. Käyttöönoton kustannukset laskivat merkittävästi perinteisiin perehdytysmenetelmiin verrattuna.
OPM
Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa osana valtioneuvostoa koulutus-, tiede-, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan kehittämisestä sekä kansainvälisestä yhteistyöstä.
Opetus- ja kulttuuriministeriö hyödyntää Dream Broker Oy:n ohjeistusratkaisua atk-tuessaan. Videoita on tuotettu kymmeniä loppukäyttäjien tyypillisimmin esittämistä kysymyksistä. Opetus- ja kulttuuriministeriön tietohallintojohtaja Irma Nieminen kertoo hyödyntäneensä video-ohjeistuksia arkisten rutiiniensa lomassa. Niemisen mukaan video-ohjeistukset ovat erinomaisen nopea ja helppo tapa saada apua juuri sillä hetkellä kun sitä tarvitsee.
Jatkossa Opetus- ja kulttuuriministeriö tulee hyödyntämään Dream Brokerin ratkaisua myös tietojärjestelmiensä käyttöönotoissa.